Crea tu primer plan de proyecto con Microsoft Project

Primer proyecto con Microsoft Project

La creación de un plan de proyecto en Microsoft Project, aunque es desalentadora, es bastante sencilla una vez que se entienda este software de gestión de proyectos.

Para asegurarse de que Microsoft Project funcione correctamente, es importante establecer algunas opciones antes de crear tu plan de proyecto.

El primer ajuste que haremos es especificar el modo de programación automática. Asegúrese de tener un proyecto abierto para realizar este paso.

1. Especificar el modo autoprogramado

  • Navegue por Archivo > Opciones
  • Seleccione la página de programación
  • Localice en la sección Opciones de programación para este proyecto y seleccione Programado automáticamente para las nuevas tareas creadas.
Modo autoprogramado – Microsof Project

¿Por qué utilizar el modo auto-programado?

Lo que hace esta configuración es asegurar que las tareas de tu proyecto se programarán (Inicio, Fin) en función de tus relaciones con otras tareas, así como los días de trabajo de los recursos asignados en relación con el calendario del proyecto seleccionado. Esto es lo que queremos para que nuestro calendario refleje la realidad. Si las tareas no se programaran automáticamente, podríamos utilizar una herramienta como Excel y escribir un montón de tareas estáticas.

Es la programación de Microsoft Project lo que hace que el software sea una herramienta de gestión de proyectos tan potente.

Sigue adelante y cierra el cuadro de diálogo Opciones de proyecto. Ahora notarás en la parte inferior izquierda de la vista que las Nuevas Tareas: Auto Programado.

2. Calcular el proyecto después de cada edición

  • Localiza el ajuste Calcular el proyecto después de cada edición en la sección Cálculo y actívelo.

Este ajuste le dice a Microsoft Project que vuelva a calcular el calendario del proyecto inmediatamente después de cada cambio que hagamos en él. Es decir, cuando cambiamos el trabajo queremos que el cronograma/la ruta crítica se actualice inmediatamente para entender el impacto del cambio. Esto es importante porque como gestores de proyectos necesitamos tener siempre nuestra información actualizada.

3. Abrir un proyecto en blanco

  • Desde MS Project, vaya a Archivo > Nuevo y seleccione la opción Proyecto en blanco.

Ahora deberíamos tener una vista de diagrama de Gantt en blanco como se muestra a continuación:

Documento en blanco MS Project
Documento en blanco MS Project

4. Inserte la tarea de resumen del proyecto

Ahora que tenemos nuestro diagrama de Gantt en blanco listo para las tareas, vamos a mostrar la tarea de resumen del proyecto. Esta tarea contendrá todas las demás tareas del proyecto y es una gran ayuda para ver los números agregados.

  • Vaya a la cinta de Formato y en la sección Mostrar/Ocultar seleccione la casilla de verificación de la Tarea de Resumen del Proyecto.

Ahora debería ver algo como lo que se muestra a continuación. Una vez que guardemos el proyecto, el Proyecto2 que se muestra a continuación reflejará el nombre del proyecto.

Tarea de resume de proyecto en MS Project
Tarea de resume de proyecto en MS Project

5. Guardar el proyecto

  • Navega por Archivo > Guardar como , selecciona la carpeta en la que desea guardar el proyecto.
  • Ahora dé un nombre a tu proyecto en el cuadro de diálogo Guardar como, y luego haga clic en el botón Guardar.

6. Establezca la fecha de inicio del proyecto

Otro paso importante es indicar a Microsoft Project cuándo comienza tu proyecto. Aunque no sepa la fecha exacta, introduzca una lo más cercana posible a la fecha de inicio del proyecto.

  • Navega: En la pestaña Proyecto, en la sección Propiedades, haga clic en el botón Información del proyecto.
  • En el cuadro de diálogo Información del proyecto para nuevas empresas, seleccione una fecha de inicio. En nuestro ejemplo he seleccionado el 21/6/2021.

Hay varios otros elementos a tener en cuenta en este cuadro de diálogo.

  • Fecha de estado: muestra una línea vertical en el diagrama de Gantt para reflejar la fecha de estado seleccionada. Esto se utiliza comúnmente cuando se crea un Informe de Estado
  • Programar desde: Este ajuste indica al proyecto si debe programar las tareas en base a una Fecha de Inicio o a una Fecha de Finalización. Aunque puede ser tentador hacer que Project comience tu proyecto basándose en una determinada Fecha de Finalización, siempre se recomienda programar a partir de la Fecha de Inicio.

7. Introduzca tu estructura de desglose del trabajo (lista de tareas)

  • Sigamos adelante e introduzcamos las Tareas en Microsoft Project. Yo suelo utilizar la vista del diagrama de Gantt para crear mi EDT.

A continuación, se muestra el aspecto del diagrama de Gantt después de introducir la lista de tareas. Sigue adelante e introduce las tareas que se muestran en la captura de pantalla de abajo:

Desglose de trabajo en MS Project
Desglose de trabajo en MS Project

Si observas con atención la lista de tareas te darás cuenta de que no hemos dado a MS Project la información que necesita para crear un camino crítico. Project necesita saber el Trabajo o la Duración, así como las dependencias entre las tareas. Una vez que empecemos a introducir esta información se calculará el calendario.

8. Introducir la duración de las tareas

Primero le diremos a Microsoft Project cuánto tiempo creemos que tardarán las tareas del proyecto en completarse. Podríamos proporcionar la cantidad de Trabajo que cada tarea requerirá para ser completada, y en base al recurso asignado MS Project calcularía la Duración. En este caso, sin embargo, queremos mantener nuestro proyecto simple.

Tenga en cuenta que la duración es la cantidad de tiempo que se necesita para completar una tarea.

El trabajo, por otro lado, es donde especificamos el esfuerzo requerido para completar una tarea.

  • Usando la columna Duración, vamos a introducir las duraciones de las tareas de nuestro proyecto. Podemos utilizar una “d” o “w” para especificar incrementos de tiempo (así como otros).

9. Creación de la relación de tareas: Columna Predecesora

Si recuerdas que dijimos que las tareas deben ser completadas en un orden específico. Aquí es donde entran en juego las Dependencias de Tareas (o la vinculación de tareas). Podemos crear dependencias de varias maneras.

  • Especificar el ID de la tarea en la columna predecesor / sucesor
  • Haga clic y conecte las barras de Gantt en el diagrama de Gantt.
  • Seleccione dos o más tareas y haga clic en el botón Vincular las tareas seleccionadas en la cinta de tareas

Veamos este proceso empezando por las dos primeras tareas:

  • Autoevaluación
  • Definir la oportunidad

En este caso queremos completar la Autoevaluación antes de empezar a trabajar en la definición de la oportunidad. Ciertamente, algunas de nuestras tareas pueden solaparse, sin embargo, vamos a utilizar un enfoque en cascada para todas ellas.

Para indicar a Microsoft Project que la oportunidad viene después de la autoevaluación, introducimos el ID de la tarea Autoevaluación en la columna Predecesor de Definir la oportunidad. Esto es porque una tarea debe preceder a la otra.

  • Por lo tanto, haga lo siguiente: introduzca un 1 (el ID de Autoevaluación) en la columna Predecesor de Definir la Oportunidad.

Si ahora mira el Diagrama de Gantt, verá que la Autoevaluación debe ser completada antes de Definir la Oportunidad. Las fechas de inicio y finalización también reflejan que las dos tareas ocurren de forma secuencial. La relación utilizada en este caso particular se denomina relación de Fin a Inicio.

10. Crear dependencias de tareas: Botón Vincular Tarea

  • Seleccione la tarea Definir la oportunidad, mantenga la tecla ctrl y seleccione Evaluar el enfoque empresarial.
  • Con ambas tareas seleccionadas, haga clic en el botón Vincular las tareas seleccionadas en la cinta de tareas.

Ahora notamos que también tenemos una relación de Finalizar a Iniciar entre Definir la Oportunidad y Evaluar el Enfoque de Negocio.

11. Cree dependencias de tareas: Tareas restantes

Ahora vamos a seguir adelante y vincular todas las tareas restantes del proyecto.

  • Seleccione la tarea Evaluar el Enfoque de Negocio, luego mantenga la tecla Shift y seleccione la última tarea Iniciar el Negocio.

Ahora debería tener esas dos tareas y todas las tareas intermedias seleccionadas.

  • Sigue adelante y haga clic en el botón Vincular tareas seleccionadas en la cinta de tareas.

Todas tus tareas deberían estar ahora vinculadas y tu diagrama de Gantt debería reflejar toda la línea de tiempo de tu proyecto.

12. Crear hitos

Los hitos son una parte importante del calendario del proyecto. La mayoría de las veces representan la finalización de un conjunto específico de tareas que producen un producto final. O tal vez un acontecimiento importante de tu proyecto. No obstante, son algo en lo que tu y todo el equipo del proyecto están trabajando en un esfuerzo por completar el proyecto. En nuestro caso vamos a crear un simple hito que señala la creación de nuestra empresa.

La forma de hacerlo es introduciendo una tarea más al final del proyecto con nombre.

  • Introduzca una tarea llamada Negocio Completo, y especifique una Duración de 0 días.

Especificar una Duración de 0 convierte la tarea en un Hito.

  • Por último, creamos una relación entre la tarea que acabamos de crear y la tarea anterior, Puesta en marcha del negocio.

Utiliza uno de los métodos descritos anteriormente para crear esa relación. Una vez completado, tu calendario debería ser como el que se muestra a continuación:

Crear hitos en Microsoft Project
Crear hitos en Microsoft Project

Y ahí lo tienes. Tu primer y sencillo proyecto creado en Microsoft Project.

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