Microsoft Office 365: Ventajas y desventajas

Microsoft ha realizado un cambio bastante significativo en su nueva plataforma SharePoint. El nuevo SharePoint Online, que está disponible con Office 365, incluye una variedad de características. Este paso de Microsoft hacia la nube con la nueva versión de Office 365/ SharePoint Online es aceptado por muchos con los brazos abiertos, pero, aun así, hay directores que dudan a la hora de mover su contenido importante a la nube.

Microsoft Office 365: Ventajas y desventajas

Su decisión debe tomarse teniendo en cuenta los requisitos de su negocio, el tipo de negocio que opera y el tamaño de su empresa junto con las necesidades del usuario final. Microsoft Office 365 tiene varios niveles de suscripción con compromisos anuales para las pequeñas empresas como Office para hogar y empresas, la educación con Office para Estudiantes, e incluso las organizaciones gubernamentales.

El producto está basado en la nube y ofrece una gran variedad de opciones. Sin embargo, si su empresa tiene estrictas restricciones normativas en cuanto a la seguridad de los clientes, lo más probable es que tenga que garantizar los niveles de seguridad y los protocolos de archivo del correo electrónico.


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Ventajas de Microsoft Office 365

A continuación, te presentaremos algunas de las ventajas del programa más famoso del mundo. Seguramente querrás tenerlo.

Rentabilidad

Cuando se trata de pagar por las licencias, Office 365 es sin duda muy económico, dependiendo del número de usuarios que requiera tu oficina. Con el modelo de suscripción que tiene, recibirás automáticamente las actualizaciones, por lo que no tendrás que pagar por ningún software nuevo cada vez que Microsoft publique una nueva versión. Además, como se paga por usuario, solamente se paga por los recursos que se utilizan.

Unidad de almacenamiento

Cada uno de tus usuarios tendrá acceso a One Drive, que dependiendo de tu nivel de servicio ofrece hasta 1 terabyte de almacenamiento, por usuario en un entorno de nube.  Podrás compartir y sincronizar archivos de forma limitada a través de algunas funciones basadas en permisos. Si tus usuarios necesitan almacenamiento adicional, también puedes adquirirlo fácilmente.

Unidad de almacenamiento office

Fácil acceso a los archivos

Otra gran ventaja es que los planes de Office 365 ofrecen acceso a Word, Excel, PowerPoint y otros programas a través de una versión web online del programa. Esto será inmensamente beneficioso para quienes viajan o trabajan a distancia. A través de esta facilidad podrás abrir y editar tus documentos desde cualquier dispositivo y navegador. También hay aplicaciones móviles disponibles para el mismo propósito, puedes descargarlas y probarlas.

El correo electrónico es accesible y asequible

Podrás acceder a tu correo electrónico en cualquier momento y lugar, ya que Office 365 Outlook está alojado en la nube. La mayoría de las opciones de correo electrónico de Office no requieren ningún administrador o servidor de intercambio alojado, por lo que es asequible para las empresas de menor tamaño.

La mayoría de los planes se administran a través de una interfaz fácil de usar que no requiere un profesional de TI en absoluto. Pero si tu empresa es grande y requiere controles más robustos, muchas de las versiones empresariales tienen una interfaz PowerShell que administra los permisos para el correo electrónico y otros programas.

El correo electrónico es accesible y asequible

Escalabilidad

Como todo lo que se construye en la nube, Office 365 también permite a su empresa escalar desde un usuario hasta alrededor de 300 usuarios. Cuando su empresa crezca, Office 365 no te decepcionará. Se ampliará para satisfacer tus necesidades.

Herramientas adicionales

Skype, SharePoint y Lync Online son las características adicionales disponibles en Office 365. Serán mejores para la comunicación y la colaboración en su empresa.

Continuidad empresarial

Construido sobre la plataforma Microsoft Azure, Office 365 ofrece una infraestructura fiable que es segura y confiable.

Es tiempo de conocer las desventajas del programa Office 365

¡Llegamos a las desventajas! Porque sí, nada es color de rosas. Por ello, debemos mencionarte las desventajas que tiene Office 365. Aunque no son muy graves.

Consideraciones sobre los costes

A menudo hay opciones de presupuesto, es decir, Cap-Ex vs Op-Ex, o tu negocio podría ser uno de temporada y la cuota recurrente puede ser causada debido a las limitaciones presupuestarias. Por lo tanto, mientras que la suscripción a Office 365 suele ser más rentable para muchas empresas, muchas no funcionan tan bien para tu negocio estacional.

Configuración de la infraestructura

Dado que Office 365 está construido en la nube, hay menos flexibilidad y personalización. Si tienes una configuración híbrida, (combinación de nube y on-prem) podrías necesitar la participación de un tercero o complementos cuando se trata de otras herramientas de colaboración o correos electrónicos.

Seguridad de los datos

Su información no reside, como en cualquier otra solución, basada en la nube. Aquí se encuentra en un servidor de Microsoft. Muchas empresas consideran que esta es una opción segura, pero hay sectores como el de la sanidad y los servicios financieros que están obligados a cumplir con las restricciones normativas y requieren que los datos se almacenen de forma permanente. Microsoft también ofrece opciones para estas empresas, sin embargo son más caras y pueden no satisfacer completamente los requisitos.

Datos en tu dispositivo office

Archivo de correo electrónico y eDiscovery

Cuando se trata de herramientas de archivo y eDiscovery, Office 365 tiene limitaciones. Si tu empresa está regulada, tienes que asegurarte de que no hay restricciones en su plan de retención y archivo de correo electrónico. Aunque Office 365 cuenta con una herramienta de eDiscovery, puede que no sea necesariamente parte de su plan o fácil de administrar. Examina todas estas funciones antes de migrar a Office 365. Para garantizar el cumplimiento de la normativa, es posible que sea necesario añadir un proveedor de servicios de archivo de correo electrónico de terceros.

Cuotas y limitaciones de correo electrónico

A diferencia de los servidores Exchange locales, existen límites en el número de correos electrónicos que se pueden enviar y recibir en un día. Todo esto varía con la suscripción y Microsoft está trabajando para mejorar el tamaño y la cuota. Antes de pasar a Office 365, su empresa debe investigar esto.

Hoy en día, cuando la tecnología avanza cada día, sopesar las ventajas y desventajas de cualquier plataforma requiere una investigación profunda que comienza dentro de su empresa. No hay duda de que Microsoft Office 365 está ayudando a muchas empresas a ahorrar su dinero y a sacar provecho de la nube; pero es posible que tenga que considerar e investigar a fondo las limitaciones, y abordar cualquier solución de trabajo o la adición de proveedores de terceros si es necesario.

Si te ha quedado cualquier duda, escríbenos un comentario!

Atentamente,

Tu equipo de LicenciasDirectas

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