Cómo utilizar Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint juntos para el trabajo colaborativo

Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint
Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint

Aprovecha al máximo tu suscripción a Microsoft 365. A continuación, te explicamos cómo impulsar una colaboración remota eficaz con Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint.

Es posible que veas un aumento en el número de aplicaciones de espacios de trabajo colaborativos recientemente. Si tienes un plan de Microsoft 365, no necesitas ninguna herramienta de trabajo remoto adicional.

Todo lo que necesitas es Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint para un trabajo colaborativo altamente productivo y sin distracciones en casa o en la oficina.

En este artículo, hablaremos de cómo Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint pueden ayudarte con la gestión de tareas/documentos, la colaboración remota y a mantener conversaciones.

Microsoft Teams para el trabajo colaborativo

Microsoft Teams para colaboración en equipo

Microsoft Teams observa un enfoque de 360 grados para la colaboración y la comunicación. Usted y su equipo pueden ocuparse de muchos aspectos del proyecto directamente desde Teams. Podéis hacer reuniones de equipo, llamadas individuales, mensajería, acceso a archivos y trabajar en errores.

Las siguientes son las características vitales orientadas al trabajo colaborativo de Microsoft Teams que permiten a los equipos remotos e híbridos operar en toda su capacidad:

1. Llamadas, reuniones y mensajes de texto

Microsoft Teams es una aplicación sólida para las llamadas y reuniones de equipo. Puedes programar reuniones en el Calendario de Outlook para las reuniones de equipo de un grupo específico.

Cada miembro recibirá alertas automáticas para que nadie se pierda ninguna reunión importante del proyecto. Teams también permite a los miembros del equipo desde ubicaciones remotas asistir a la reunión a través de llamadas telefónicas.

Microsoft Teams sigue el formato de hilo para los textos de grupo. Llama la atención de los miembros del equipo etiquetándolos con el signo @ durante la mensajería.

2. Pantalla compartida

Durante las reuniones de equipo, haga clic en el botón Compartir contenido para compartir varios activos de su equipo. Microsoft Teams te permite compartir:

El escritorio para colaborar sin problemas con varias ventanas, ventanas emergentes, notificaciones y aplicaciones.
Una ventana específica cuando necesite centrarse en un contenido concreto y mantener la actividad del escritorio en privado.

Las presentaciones de PowerPoint. El público puede moverse por las diapositivas si lo desea.
Microsoft Whiteboard para el diseño colaborativo de UI/UX, el diseño de productos, y muchos más.

3. Equipos públicos y privados

Los canales de equipos públicos te permiten colaborar libremente con contactos externos. Por ejemplo, crea grupos públicos para diseñadores gráficos o desarrolladores de aplicaciones cuando colabores con los desarrolladores del cliente.

Cuando estás trabajando en algo fuera del proyecto del cliente, es mejor crear un canal de equipo privado para los miembros del equipo. Puedes compartir archivos, discutir ideas y tomar decisiones que están fuera del ámbito del cliente.

OneDrive para el trabajo colaborativo

OneDrive para trabajo en equipo

El programs OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft con una excelente seguridad de los datos. La herramienta facilita a los miembros del equipo el acceso a los archivos y documentos del proyecto desde cualquier lugar.

Cuando configuras un equipo en Microsoft Teams, OneDrive se convierte en el almacenamiento en la nube por defecto. Puedes hacer uso de las siguientes características para el trabajo colaborativo dentro del equipo o entre los equipos:

1. Almacenamiento y sincronización de archivos

Puedes crear una biblioteca compartida para cada proyecto. A continuación, añada los miembros del equipo que necesiten trabajar en el proyecto. Ahora, todos los miembros pueden acceder a cualquier archivo que crees o subas en esta biblioteca.

Las aplicaciones de OneDrive sincronizan tu dispositivo con la plataforma en la nube y guardan automáticamente el último archivo en la unidad local.

Por lo tanto, tú y tu equipo podéis trabajar en los documentos del proyecto incluso si Internet no está disponible durante un tiempo. Aunque, cualquier colaboración en tiempo real no estará disponible cuando tu dispositivo esté desconectado.

2. Controlar el uso compartido y el acceso

Tienes el control total de tus datos. A menos que compartas cualquier archivo en cualquier grupo de Microsoft Teams o biblioteca compartida de OneDrive, tu archivo es totalmente privado.

Si necesitas compartir algún archivo con urgencia, simplemente arrastra y suelta el archivo en una biblioteca compartida o grupo de Teams.

Puedes establecer varios controles de acceso para los archivos y documentos del proyecto. Consideremos que estás trabajando en un blog para el próximo Día de la Seguridad Informática. Necesitas una aportación creativa del equipo.

Puedes compartir manualmente el enlace del contenido con algunos miembros del equipo y no compartirlo innecesariamente con todo el equipo. Luego, puedes restringir la descarga de contenidos, proporcionar acceso sólo a la revisión, etc.

3. Etiquetado de colaboradores

Los editores de contenidos, los editores y los gestores de proyectos pueden reducir su carga de trabajo implementando el etiquetado de documentos.

Si estás editando un borrador de blog y necesitas que el escritor añada algún dato histórico al contenido, puedes simplemente mencionarlo en el documento usando el signo @.

El escritor o creador de contenidos recibirá un correo electrónico automático con un enlace al archivo y al comentario. No es necesario perseguir al creador de contenidos a través de aplicaciones de mensajería o llamadas de voz. Esto le ahorra a usted y a su equipo una gran cantidad de tiempo.

4. Edición en tiempo real

Puede reducir el tiempo de creación y aprobación de contenidos cambiando a la edición en tiempo real. Para los proyectos de gran volumen de contenido, su equipo debería adoptar este enfoque.

Usted y su equipo de proyecto pueden abrir el mismo archivo de Excel, Word o PowerPoint en el navegador. Cualquier cambio que realicen los creadores, editores y aprobadores de contenidos se mostrará a todos los colaboradores.

SharePoint para el trabajo colaborativo

SharePoint para trabajar en equipo

Puede utilizar Microsoft SharePoint como portal de intranet por defecto para cualquier proyecto. Puede desplegar de forma segura tareas, informes, flujos de trabajo y entregables de cualquier proyecto en línea sin necesidad de gestionar ningún servidor backend.

A continuación, le presentamos una lista de las características de SharePoint que le convendría utilizar para el trabajo colaborativo con una plantilla totalmente remota o híbrida:

1. Gestión de contenidos

Puedes gestionar los datos del proyecto como documentos, archivos, imágenes, activos de diseño, contactos telefónicos, contactos de correo electrónico y vídeos sin esfuerzo en SharePoint.

Otra característica es que puedes crear segmentos separados para cada archivo en un sitio de SharePoint.

Asimismo, podrás añadir un programa de búsqueda basado en metadatos para que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a los archivos desde cualquier lugar.

Los usuarios también pueden acceder a los archivos desde el móvil porque SharePoint es una aplicación que responde a los dispositivos móviles.

2. Sitio de comunicación

Puede utilizar SharePoint para la comunicación visual. Por ejemplo, cree diferentes sitios de comunicación en su intranet para audiencias como miembros del equipo, clientes, proveedores, etc.

Ahora, puede publicar actualizaciones sobre un proyecto, producto o servicio en los sitios mencionados con un solo clic. Puede utilizar los sitios de comunicación de SharePoint para publicar tableros de control del estado del proyecto y recoger los comentarios de sus clientes.

Los sitios de SharePoint también le permiten añadir eventos de calendario, líneas de tiempo y tareas para la gestión de proyectos con facilidad.

3. Compartir y controlar los permisos

Puede establecer diferentes reglas y niveles de uso compartido en SharePoint. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden obtener acceso de edición, los colaboradores externos obtienen acceso de visualización y los clientes obtienen el control total de un sitio de proyecto en SharePoint.

Existen varios controles de permisos en los sitios de SharePoint que puede aprovechar para facilitar el acceso al contenido con la seguridad adecuada. Puede elegir entre Control total, Diseño, Edición, Contribución y Lectura.

Colaboración productiva y asequible

Utilizar todas estas características de trabajo colaborativo de Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint es muy fácil.

Ahora puedes empezar con las tareas del proyecto, la gestión de documentos, la pizarra en tiempo real y la colaboración en equipo desde cualquier lugar.

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