Todo lo que necesitas saber para empezar con Google Docs

Lo que necesitas saber de Google Docs
Lo que necesitas saber de Google Docs

Google Docs es una de las piedras angulares de la oferta de Office de Google, y a pesar de la afición de Google por cerrar sus servicios de forma fortuita, hasta ahora ha sido uno de los que han quedado en pie, desde que fue comprado por Google en 2006.

Junto con Hojas de cálculo, Diapositivas, Formularios y Dibujos, Google ha construido una enorme y formidable suite de productividad que rivaliza con Microsoft, que solía dominar este rincón de la industria de la informática con muy poca competencia.

Google Docs tiene dos puntos fuertes. En primer lugar, se trata de un enorme monolito de empresa con reconocimiento de marca universal que probablemente no quebrará en ningún momento del próximo siglo. Así que la gente se siente tranquila al transferir su trabajo importante al servicio y dejarlo allí. No se despertarán una mañana y encontrarán el servicio cerrado de repente.

En segundo lugar, Google Docs se nutre de los demás servicios de Google (traducción, búsqueda, fuentes, imágenes, etc.). Todo está perfectamente integrado y puede utilizarse conjuntamente, todo ello con una sola cuenta.

Pero, ¿realmente sabes todo lo que hay que saber sobre Google Docs? Pronto lo descubriremos.

¿Qué es Google Docs?

Cuando utilizas algo como Microsoft Word o LibreOffice, los archivos que guardas sólo se guardan en el ordenador en el que estás trabajando (a menos que los guardes en una solución de almacenamiento en la nube como Dropbox). Además, cualquier cambio que hagas se pierde en cuanto cambias algo y luego pulsas el botón “guardar”.

Compare esto con Google Docs. Google Docs es una versión simplificada similar de Microsoft Word, excepto que está en línea. esto significa:

  • Todos los documentos están disponibles en línea dondequiera que tenga una conexión a Internet. Si su computadora falla, puede ir a otra computadora y recuperar los archivos. No te pierdas nada.
  • No tienes que acordarte de guardar nada, solo presiona la barra espaciadora y Google Docs lo guardará automáticamente en una versión más nueva cada vez que cambies algo en el documento. Una nueva versión significa que desea revertir su documento a la versión anterior con solo unos pocos clics.
  • Puedes instalar extensiones y widgets para facilitar su trabajo.
  • Puedes invitar a alguien con una cuenta de Google al documento, incluida la edición y el texto en tiempo real, y cualquiera puede ver a todos los demás visitantes del documento.
  • Puedes editar las ediciones de otras personas, dejar comentarios y chatear en el cuadro de chat. Esto facilita la colaboración.
Todo sobre Google Docs
Todo sobre Google Docs

Existen otros productos que sirven para trabajo colaborativo como Dropbox Paper. Microsoft Word y LibreOffice también le permiten dejar comentarios en sus documentos. Word Online también está progresando en las áreas de coedición y colaboración. Pero en mi opinión, fue Google quien pudo crear el mejor producto. Funciona muy bien.

Revisemos cada una de las características por separado.

Pasar por la puerta principal

Hay dos formas de acceder a Google Docs. O bien a través de su enlace directo – docs.google.com – que te traerá aquí :

  • O a través del enlace de Google Drive – drive.google.com – y luego hacer clic en el botón azul Ir a Google Drive.
  • En la siguiente pantalla, haz clic en Nuevo > Google Docs.

Independientemente del camino que elijas, se te presentarán dos opciones: empezar con un documento en blanco o elegir una plantilla.

El documento en blanco

El documento en blanco es muy sencillo. Sólo tienes que elegirlo, darle un título al documento y empezar a escribir.

Google Docs es una versión muy reducida de Microsoft Word. Por lo tanto, la curva de aprendizaje es muy reducida y prácticamente no hay lugar para las catástrofes. Por eso es tan popular.

¿Recuerdas el dicho “…. tan sencillo que hasta mi abuela podría hacerlo”? Pues eso se aplica a Google Docs. Sólo tienes que empezar a escribir. Como he dicho antes, simplemente funciona.

Cambiar la configuración de la página

Hay varias opciones disponibles para cambiar la configuración de la página a su gusto.

Puede acceder a este panel yendo primero a Archivo> Configuración de página. Una vez que realice un cambio, puede guardarlo como la configuración predeterminada para todos los documentos posteriores.

La izquierda es la ubicación del texto/imagen y la derecha es el espacio entre líneas.

Para ver el resto de la configuración, simplemente pase el mouse sobre ella y una información sobre herramientas mostrará el nombre de la función y el atajo de teclado.

Fuentes y cómo obtener más

Con las fuentes, tienes las más comunes como Arial, Times New Roman, Verdana, etc. Pero si quieres ser un poco salvaje con tus fuentes, entonces puedes descargar e instalar más, a través de Google Fonts. Para ello debes hacer clic en “Más fuentes” en la parte superior del menú de fuentes.

Aparecerá este cuadro, a través de Google Fonts. Elige las fuentes que desees haciendo clic sobre ellas, y luego haz clic en Aceptar.

Ahora las verás en tu menú de fuentes.

Las plantillas

A veces necesitas un tipo de documento específico y, en lugar de formatearlo tú mismo, puedes elegir una de las plantillas preformateadas que proporciona Google.

Si este es el camino que quieres seguir, elige “Desde una plantilla” cuando optes por crear un nuevo documento. Entonces aparecerán las plantillas gratuitas.

Hay muchas para elegir, como currículos, membretes, informes, folletos, apuntes de clase, planes de lecciones, manuales, contratos y mucho más. Sólo tienes que elegir una y empezar a personalizarla para que se adapte a tus necesidades.

Aunque me desconcierta saber por qué un perro necesita un currículum. ¿Tal vez para solicitar el puesto de perro guardián?

Guarda cada cambio automáticamente

¿Recuerdas cuando te dije que Google Docs lo guarda todo automáticamente? Cuando empieces a escribir en tu documento en blanco, fíjate en la barra de menú superior, junto a la opción “Ayuda”. Verás esto:

Cuando veas las palabras “Todos los cambios guardados en Drive”, nunca tendrás que preocuparte por perder nada de lo que hayas escrito en ese documento. A menos que borres el documento, por supuesto.

Volver a versiones anteriores

Al hacer clic en el enlace “Todos los cambios guardados en Drive” se mostrarán las versiones anteriores. Así que si has cambiado algo, lo has odiado totalmente y quieres volver a una versión anterior, es completamente fácil.

Después de hacer clic en el enlace “Todos los cambios guardados en Drive”, verá esto :

La de arriba es la versión actual. Las de abajo son las versiones más antiguas con marcas de tiempo. Elija la versión a la que desea volver haciendo clic en ella a la derecha. Luego, en la parte superior de la página, haga clic en “Restaurar esta versión”.

Mejor recuento de palabras

Encontrar tu recuento de palabras es fácil. Sólo tienes que ir a Herramientas > Recuento de palabras. Pero si estás en el flujo, parar para hacer clic constantemente en las opciones del menú puede ser realmente irritante. Aquí es donde Better Word Count sobresale.

Después de abrirlo, se sitúa a la derecha de su pantalla. Entonces, tan pronto como empiece a escribir, su recuento de palabras cambiará en tiempo real. No es necesario hacer clic.

¿Tienes alguna consulta?

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Si necesitas más ayuda, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de atención al cliente. 

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Un Saludo,

Tu equipo de LicenciasDirectas.

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